دانلود پروژه کارآفرینی سیستم کتابخانه

سیستم کتابخانه:

کتابخانه فوق در سال1365 تاسیس گردید و تا چندی  پیش حوزه فعالیت آن محدود بود اما در ماه اخیر به دلیل تغییر مدیریت و تمایل به افزایش فعالیت مشکلات زیادی به دلیل همین گسترش فعالیت بوجود آمد و از طرفی چون سیستم دستی بوده زمان زیادی صرف فعالیتهای عادی کارکنان شده است و از طرفی نیاز به استخدام یک کارمند دیگر هست لذا رئیس کتابخانه بر آن شد  تا با مکانیزه کردن سیستم نیاز به استخدام کارمند جدید و سایر مشکلات را برطرف سازد.

کتابخانه فوق دارای 4 بخش که عبارتند از:

 1-  بخش ثبت نام عضو

 2- بخش ثبت کتاب های جدید

  3- بخش امانات

4- بخش نگهداری کتب

 می باشد و یک مدیر بر کار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشکل از کارمندان بخش می باشد.

علت مکانیزه کردن سیستم از حالت دستی به کامپیوتری:

نیاز به استخدام نیرو جدید را برطرف سازد.

از خطاهای  کارمندان جلوگیری شود چون این امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن  کتب و نارضایتی عضوها می‌شود.

هزینه های مالی وروحی ناشی از این خطاها افزایش یافته

به علت گسترش سیستم فعالیت کتابخانه کارمندان افزایش یافته که این امر باعث افزایش هزینه ها اضافه کاری شده

زمان خدمات رسانی به مشترکین (که از حالا بجای عضو آن را به کار خواهیم برد) افزایش یافته

از یک تحلیل گر درخواست می شود با بررسی های لازم امکان انتقال سیستم فوق را به یک سیستم مکانیزه بررسی نماید.

تعریف مسئله:

رئیس کتابخانه از تحلیل گر پیاده سازی یک سیستم مکانیزه را نخواسته بلکه درمرحله اول از وی خواسته بررسی کند که آیا این امر شدنی هست یا خیر؟ برای مدیریت مهم است که آیا با مکانیزه شدن سیستم تاچه حدودی هزینه ها کاهش خواهد یافت ؟

رئیس کتابخانه با پیشنهاد اینک کل کار کتابخانه را کامپیوتر کنیم مواجه می شود مدیریت این موضوع را با تحلیل گر در میان می گذارد نه بعنوان راه حل بلکه یک بصورت یک پیشنهاد منطقی

با سپری شدن مراحل فوق سوال جدیدی برای مدیریت پیش می آید آیا با سرمایه گذاری دراین سیستم امکان خدمات دهی بهتر وسریعتر به مشترکین وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمایه اولیه وجود خواهد داشت یا خیر؟

پس تاکنون تحلیل گر با چند سوال اصلی و مهم مواجه شده که برای ادامه کار نیاز به پاسخگویی آنها می باشد.

تحلیل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاکید می کند که مکانیزه کردن سیستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحلیل گر می ‌گویید تولید سیستم مکانیزه تا  حد زیادی باعث کاهش هزینه های جاری و افزایش خدمات دهی به مشترکین خواهد شد اما اگر باعث کاهش هزینه نگردد از استخدام نیرو جدید و از بین بردن زمان خدمات دهی قطعا جلوگیری خواهد کرد اگر این امر تحقق یابد کاهش هزینه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را برای استخدام یک نیروی جدید در ماه چیزی حدود 150 هزار تومان در نظر بگیری. 

تحليل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاكيد مي كند كه مكانيزه كردن سيستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحليل گر مي ‌گوييد توليد سيستم مكانيزه تا حد زيادي باعث كاهش هزينه هاي جاري و افزايش خدمات دهي به مشتركين خواهد شد اما اگر باعث كاهش هزينه نگردد از استخدام نيرو جديد و از بين بردن زمان خدمات دهي قطعا جلوگيري خواهد كرد اگر اين امر تحقق يابد كاهش هزينه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را براي استخدام يك نيروي جديد در ماه چيزي حدود 150 هزار تومان در نظر بگيري.

هزينه هاي فوق بدون در نظر گرفتن تورم و افزايش حقوق مي‌باشد كه اگر

موارد ذكر شده را به آن بيفزايم رقم ما تقريبا 3 برابر خواهد شد كه اين امر خود مهم است.

مديريت با در نظر گرفتن صرفه جويي فوق به اين نتيجه مي رسد كه اگر روي مكانيزه كردن سيستم تا400000 تومان هزينه كند باز هم براي كتابخانه مقرون به صرفه است :اولا كه از استخدام نيروي جديد راهي مي يابد..

براي مديريت بازگشت سرمايه بسيار مهم است اگر واقعا مبلغ 4 ميليون هزينه شود حداكثر تا 2 سال آينده برگشت سرمايه خواهيم داشت كه ممكن است اين 4 سال افزايش يابد (به دليل تورم و افزايش حقوق كارمندان، هزينه هاي ساير بخشها)

اما مبلغ24ميليون با فرض اينكه ساير قسمت ها كاهش هزينه نداشته باشند بعنوان تنها صرفه جويي در نظر گرفته شده اما پس از مصاحبه با كارمندان بخشهاي مختلف نكته ديگري هم مشخص شد آن اينكه چون سيستم درست كار نمي كرده نه تنها هزينه را افزايش داده بلكه باعث از دست دادن مشتركين گرديده است.

پروژه: مكانيزه كردن بخش امانات وثبت نام

مسئله : هزينه هاي فعلي كتابخانه افزايش يافته و از طرفي نياز به استخدام نيرو جديد مي‌باشد.

اهداف پروژه: بررسي امكان داشتن يك سيستم مكانيزه با هزينه كم

محدوده پروژه: هزينه توليد پروژه نبايد از 4 ميليون تومان تجاوز كند.

ايده هاي اوليه : يك راه حل ممكن انتقال كليه عمليات بخش امانات وثبت نام به يك سيستم كامپيوتري .

امكان سنجي: به منظور بررسي هر چه بيشتر پتانسيل پروژه يك امكان سنجي كه در مدت 2 هفته پيشنهاد مي‌گردد كه هزينه آن نبايد از 100 هزار تومان تجاوز كند.

امكان سنجي :

روشن كردن اهداف محدوده پروژه:

بايد يك مجموعه كامل از مصاحبه با كارمندان گردآوري شود.

چون كاربران سيستم كارمندان جزء خواهند بود يك نظر سنجي بايد انجام شود لذا به منظور ارائه نظريه هاي خوب به بهترين نظريه مبلغ 50 تومان پاداش از طرف رئيس پرداخت خواهد شد (اين هزينه مربوطه به هزينه امكان سنجي كه مبلغ 100 هزار تومان است نيست )

كارمندان بخشها يك تصوير واقعي از انچه هست را به تحليل گر نشان مي‌دهند.

هر كدام از بخشها مشكلات و نگرانيهاي و فعاليتهاي اداري كه در طول روز انجام مي دهند را به تحليل گر ارائه مي‌دهند.

(به دليل شباهت بخش امانات وثبت نام عضوجديد اين دورا با هم در نظر مي گيريم وشباهت بخش ثبت كتب جديد ونگهداري كتب اين دو را هم با هم در نظر مي گيريم)

1-1: مشكلات و نگراني بخش امانات وثبت نام عضو:

اين بخش اظهار مي‌دارد به دليل سنگيني كار و اشتباهات شخصي ثبت درخواست مشتريان به درستي انجام نگرفته و از طرفي برگشت كتبي كه در امانت بوده اند به درستي صورت نمي گيرد وهمچين بعضي از اعضا هميشه كتب خود را با تاخير برگشت ميدهند كه با سيستم دستي نمي توان آنها را به طور كامل مشخص كرد كه اين امر باعث كاهش مراجعين گرديده است وثبت نام مشتركين جديد با تاخير انجام مي شود كه اين امر با كاهش مراجعين به كتابخانه شده است . وچون در لحظه امانت سالم وناسالم بودن صحافي كتاب ثبت نمي شود كه اين امر باعث به وجود آمدن هزينه معادل:

پس تاكنون مشكلات بخش امانت وثبت نام عضو مشخص شدند.

2-1: مشكلات و نگراني بخش ثبت كتاب جديدوبخش نگهداري كتب:

بعلات ورود مجلات و كتب بسيار ثبت آنها در سيستم بسيار طولاني و وقت گير مي شود در نتيجه اين موارد ديرتر در اختيار مشتركين قرار مي گيردو از طرفي ثبت دستي آنها بسيار وقت گير بوده ونياز به اضافه كاري كارمندان آن بخش مي باشد.

لذا تحليل گر حتما بايد مسئله فوق را حل نمايد.

مشخص كردن افرادي كه با سيستم هر روز كار مي كند. (كارمندان هر بخش كه بدليل اينك پروژه هر چه سريعتر به اتمام برسد از هر بخش 1كارمندان معرفي مي كند كه اين يك كارمندان به طور كامل بر جزئيات كار اشراف دارند پس از مصاحبه ها تحليل گر با اين دو مشخص خواهد شد.

پس از اتمام فعاليتهاي انجام شده طي يك جلسه با رئيس كتابخانه بر ميزان اين كه هزينه پروژه 4 ميليون تومان است بحث مي شود.

و سرانجام ديگر وقت آن رسيد كه تحليل سيستم مذكور تا حدي آشنا گردد براي اين امور نياز به انجام دادن مقداري تكليف خانگي و مقداري كاركردن در داخل بخشها مي باشد تكليف خانگي تحليل گر آشنايي مختصري با بخش امانات وثبت كتب است كه جهت آشنايي با آنها مي‌تواند از نشريات و منابع اينترنتي و مصاحبه با كارمندان استفاده نمايد.

مطالعه سيستم موجود :

اولين قدم مصاحبه با افراد كليدي كتابخانه است.

مصاحبه‌هاي اوليه با 2 كارمندان جزء از هر بخش مي باشد

الف) بخش امانات و ثبت نام عضو جديد:

انجام مصاحبه با كارمندان بخش آنها يك كارمند خبره را معرفي نمود از اين پس مصاحبه ها و كار با اين فرد خواهد بود.با انجام مصاحبه با افراد مذكور پس از آنكه آنها توضيحات خود را به اتمام رساندن مشكلات و نگراني مديريت و خودشان را كه در قسمت 2-1 وجود داشته را دوباره تكرار كردند .

پس از پايان هفته اول تحليل گر دياگرام جريان داده را به صورت زير ترسيم و ارائه مي‌دهد.

تعريف مجدد محدوده و اهداف:

و اين زمان با مصاحبه با كارمندان بخش اماناتوثبت نام عضو جديد رسيده است از كارمندان خواسته مي شود كه تمام جزئيات عملياتي ديده نشده را مشخص نمائيد.

ايجاد راه حل هاي مختلف:

استفاده از كامپيوتر و متعلقات اجراي دقيق ثبت امانات

مزيت : خطاهاي انساني را به اندازه قابل توجهي كاهش داده كه صرفه جويي معادل -

عيب :كارمندان آشنا با كامپيوتر نيستند وبايد يك دوره آموزشي را بگذراند

2-استفاده ازيك سايت اطلاع رساني:‌

مزيت : 1- مشترك قبل از درخواست كتاب از وضعيت آن كتاب مطلع مي شود و براساس آن درخواست خود را ارائه مي كند.

خطاي ناشي از ثبت درست رزور به صفر مي‌رسد.

اضافه كاري قسمت امانات تا حدودي زيادي كاهش يابد.

عيب : تا اندازه‌اي باعث افزايش هزينه پروژه مي شود قابل توجه نيست.

پيشنهاد تحليل گر:

با توجه به اينكه كتابخانه از لحاظ تامين اعتبار جهت اجرايي پروژه مشكل ندارد بهترين گزينه ،تركيب گزينه اول ودوم است.

طرح ريزي تقريبي يك برنامه توليد (براساس پيشنهاد تحليل گر) :

با توجه به محاسبات انجام شده مشخص گرديد كه پروژه نياز به 5 ماده زمان جهت اجرا دارد.

تحليل :

هدف : اساسا سيستم مي خواهد چه كاري را انجام دهد.

عناصر داده اي در جريان ثبت عضو :

1-نام 4-شماره شناسنامه 7- ميزان تحصيلات

2- نام خانوادگي 5- تاريخ تولد 8- مشخصات معرف

3-نام پدر 6- آدرس و تلفن 9-تاريخ ثبت نام

عناصر داده اي در جريان امانت :

1-شماره كتاب 2- شماره عضو

3- تاريخ رفت 4- تاريخ برگشت

5- نام اقدام كننده 6-نام ونام خانوادگي عضو

7- وضعيت كتاب هنگام امانت

عناصر داده اي در جريان رزرو :

1-شماره كتاب 2- شماره عضو

3- تاريخ دريافت 4- نام اقدام كننده

3- استراتژي اول :

تحليل سود و هزينه : براي قسمت امانات وثبت نام عضو:

با بررسي هاي انجام شده مشخص گرديده است كه نرم افزاري كه بتواند تمام نيازهاي ما را برآورده سازد و بازار موجود نيست پس تنها راه باقيمانده طراحي و نوشتن برنامه مي باشد.

استراتژي دوم:

استفاده از يك شبكه اطلاع رساني:

در اين قسمت فقط هزينه لوازم سخت افزاري + هزينه طراحي شبكه به قيمت نهايي پروژه اضافه خواهد شد+ هزينه اي كه به جهت طولاني تر شدن پروژه را وجود خواهد آمد.

صرفه جويي حاصل:

كاهش اضافه كاري كارمندان

طراحي شبكه و طراحي نرم افزارهاي آن حدودا 2 ماه به زمان اصلي پروژه خواهد افزود.

با ارائه ليست هزينه‌ها و افزايش زمانبندي پروژه گزارش به مديريت ارسال گرديد كه مديريت با توجه به صرفه جويي و بازگشت سرمايه با آن موافقت نموده است.

توصيه تحليل گر:

استفاده از سايت اينترنتي براي دسترسي آسان مشتركين همراه با طراحي نرم افزار

از اين قسمت فقط بايد يك كامپيوتر ديگر خريداري شود+ هزينه طراحي سايت+ هزينه هاي سرويس دهي اينترنتي اما چون اين كار را مي‌توان پس از پايان پروژه اصلي انجام داد هيچگونه خلالي به زمان بندي پروژه دارد نخواهد كردعملا در اين بخش صرفه جويي رخ نخواهد داد اما چون باعث سرعت در امر خدمات رساني خواهد شد اين مبلغ با توجه به استراتژي سوم و اضافه كردن آن به قسمت سوم بازگشت سرمايه را به مدت 6 ماه به تعويق مي اندازد.

با ارائه اين پيشنهاد به مديريت بخاطر وجهه اجتماعي و اقتصادي كتابخانه آن را قبول و هزينه لازم را تامين كرده است.